Manual para escanear documentos

MUY ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE GUAYAQUIL

MANUAL PARA DIGITALIZAR DOCUMENTOS FISICOS  (ESCANEAR)

EL ESCANER

El escáner es un dispositivo de entrada que permite convertir imágenes o documentos escritos a un formato digital que puede ser almacenado en un computador y compartido a través de los sistemas informáticos.

Al momento de escanear, el dispositivo realiza un barrido a través de un haz de luz por todo el documento y transforma los símbolos encontrados en el papel a un formato legible para la computadora.

Los escáneres varían de marca y modelos. Algunos requieren para escanear que el usuario coloque el documento hoja por hoja, sin embargo, en la actualidad los escáneres ya permiten realizar el trabajo de escaneo de varias páginas colocando todas las hojas en una bandeja de entrada por una sola vez.

Así mismo, por cada marca o modelo de escáner que utilicemos, la empresa que desarrolla estos equipos tiene su propio sistema/software que administra el dispositivo. Cada uno de estos programas tiene su propia pantalla de uso y el aspecto de la pantalla puede variar mucho entre las marcas. Sin embargo algunas definiciones se mantienen con todos los escáneres de cualquier marca:

Definiciones:

Escáner: Dispositivo de entrada que permite convertir imágenes o documentos escritos a un formato digital que puede ser almacenado en un computador y compartido a través de los sistemas informáticos

Escanear: Proceso de digitalizar un documento utilizando un escáner.

El escáner descompone cada punto de la imagen que escaneamos en un tono que tiene distintos componentes de los colores básicos (Rojo, verde, azul). Cuanto más pequeño sea el punto analizado por el escáner mejor definición tendrá la imagen en nuestra computadora.

Por lo anterior, el equipo puede leer distintas densidades de puntos que en los controles del programa de escaneo se denomina puntos por pulgada (dpi, dots per inch). Mientras mayor sea el valor de dpi, la resolución de la imagen será más clara y así mismo “pesará” más el archivo resultante.

Programa de escaneo: Software que viene almacenado en un cd en conjunto con el escáner al momento de adquirirlo y que se debe instalar en el computador ya que es el encargado de controlar las acciones del dispositivo.

Documento digitalizado: El resultado del proceso de escaneo. El escaneo da como resultado un documento digital que puede ser almacenado en el computador.

Extensión del documento: La extensión del documento digitalizado se refiere al tipo/formato del documento generado y que es almacenado en el computador. Los formatos más utilizados son:

PDF: Para documentos de cualquier longitud y que combinan textos, imágenes, etc.

JPG: Para digitalizar imágenes.

JPEG: Para digitalizar imágenes.

BMP: Para digitalizar imágenes.

TIFF: Para documentos de cualquier longitud y que combinan textos, imágenes, etc.

Tamaño: Es la cantidad de espacio que ocupa el documento digitalizado en el disco duro de un computador. Esta medido en bytes, KiloBytes, MegaBytes o GigaBytes.

El tamaño depende de la resolución del documento escaneado, cantidad de páginas, si el escaneo es a colores, blanco y negro o escala de grises y la extensión del archivo.

Color de escaneo: El color del escaneo depende del uso que se le vaya a dar al documento y de acuerdo a aquello elegiremos la opción correspondiente.

Recordar que el documento escaneado a colores ocupará mayor espacio en el disco, es decir el archivo “pesará” más que habiendo escaneado con las otras opciones.

 Resolución: Se debe elegir la cantidad de puntos por pulgada que deseamos que el sistema de escaneo considere. Recordar que a mayor dpi (puntos por pulgada)  el tamaño del archivo aumenta.

Recomendación: Para imágenes o documentos que se necesita de una alta resolución puede utilizar una resolución de 250 o 300 dpi, sin embargo, para documentos que no necesiten una resolución alta y que requiera que sea legible, puede seleccionar 100 o 150 dpi que es una medida adecuada para visualizar y leer documentos.

Otras opciones

Dependiendo del programa que se utilice para escanear y de la marca y modelo del dispositivo podemos tener algunas otras opciones como son:

Duplex (Doble cara): Marcando esta opción, se escaneará la hoja que le hayamos puesto en el escáner por ambas caras.

Directory (Directorio): Registrará la ruta de destino donde quiere que se almacene el archivo digitalizado. Habitualmente le presenta un botón de “cambiar ruta” en el cual, presionando dicho botón, puede seleccionar una ruta diferente para almacenar el archivo digitalizado.

Multi-página (Multi-Page pdf): Algunos escáneres nos dan la opción de escanear un documento que contenga una gran cantidad de páginas y permite que todas esas páginas escaneadas estén contenidos en un solo archivo digital.

Nombre del Archivo (File name): Puede digitar el nombre con el cual desea almacenar el archivo digital en su computador.

Nota

Para los trámites de control de edificaciones, específicamente para el documento de escrituras, podemos escanear dicho documento a doble cara, multi-página, escala de grises o blanco y negro y  150 dpi. Estos parámetros permitirán que el documento resultante no sobrepase el máximo “peso” permitido en el sistema.

Referencias

https://www.uam.es/personal_pdi/stmaria/jvitalle/web_cuba/tema6/tutorial_escanear.pdf

http://dgces.salud.gob.mx/incentivos/doctos/descargas/Guia_de_Escaneo.pdf