MUY ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE GUAYAQUIL
MANUAL PARA DIGITALIZAR DOCUMENTOS FISICOS (ESCANEAR)
EL ESCANER
El escáner es un dispositivo de entrada que permite convertir imágenes o
documentos escritos a un formato digital que puede ser almacenado en un computador
y compartido a través de los sistemas informáticos.
Al momento de escanear, el dispositivo realiza un barrido a través de un
haz de luz por todo el documento y transforma los símbolos encontrados en el
papel a un formato legible para la computadora.
Los escáneres varían de marca y modelos. Algunos requieren para escanear
que el usuario coloque el documento hoja por hoja, sin embargo, en la
actualidad los escáneres ya permiten realizar el trabajo de escaneo de varias
páginas colocando todas las hojas en una bandeja de entrada por una sola vez.
Así mismo, por cada marca o modelo de escáner que utilicemos, la empresa
que desarrolla estos equipos tiene su propio sistema/software que administra el
dispositivo. Cada uno de estos programas tiene su propia pantalla de uso y el
aspecto de la pantalla puede variar mucho entre las marcas. Sin embargo algunas
definiciones se mantienen con todos los escáneres de cualquier marca:
Definiciones:
Escáner: Dispositivo de entrada que permite convertir
imágenes o documentos escritos a un formato digital que puede ser almacenado en
un computador y compartido a través de los sistemas informáticos
Escanear: Proceso de digitalizar
un documento utilizando un escáner.
El escáner
descompone cada punto de la imagen que escaneamos en un tono que tiene
distintos componentes de los colores básicos (Rojo, verde, azul). Cuanto más
pequeño sea el punto analizado por el escáner mejor definición tendrá la imagen
en nuestra computadora.
Por lo anterior, el
equipo puede leer distintas densidades de puntos que en los controles del
programa de escaneo se denomina puntos por pulgada (dpi, dots per inch).
Mientras mayor sea el valor de dpi, la resolución de la imagen será más clara y
así mismo “pesará” más el archivo resultante.
Programa de escaneo: Software
que viene almacenado en un cd en conjunto con el escáner al momento de
adquirirlo y que se debe instalar en el computador ya que es el encargado de
controlar las acciones del dispositivo.
Documento digitalizado: El
resultado del proceso de escaneo. El escaneo da como resultado un documento
digital que puede ser almacenado en el computador.
Extensión del documento: La
extensión del documento digitalizado se refiere al tipo/formato del documento
generado y que es almacenado en el computador. Los formatos más utilizados son:
PDF:
Para documentos de cualquier longitud y que combinan textos, imágenes, etc.
JPG:
Para digitalizar imágenes.
JPEG:
Para digitalizar imágenes.
BMP:
Para digitalizar imágenes.
TIFF:
Para documentos de cualquier longitud y que combinan textos, imágenes, etc.
Tamaño: Es la cantidad de
espacio que ocupa el documento digitalizado en el disco duro de un computador.
Esta medido en bytes, KiloBytes, MegaBytes o GigaBytes.
El tamaño depende
de la resolución del documento escaneado, cantidad de páginas, si el escaneo es
a colores, blanco y negro o escala de grises y la extensión del archivo.
Color de escaneo: El color del
escaneo depende del uso que se le vaya a dar al documento y de acuerdo a
aquello elegiremos la opción correspondiente.
Recordar que el
documento escaneado a colores
ocupará mayor espacio en el disco, es decir el archivo “pesará” más que
habiendo escaneado con las otras opciones.
Resolución: Se debe elegir la
cantidad de puntos por pulgada que deseamos que el sistema de escaneo
considere. Recordar que a mayor dpi (puntos por pulgada) el tamaño del archivo aumenta.
Recomendación: Para imágenes o
documentos que se necesita de una alta resolución puede utilizar una resolución
de 250 o 300 dpi, sin embargo, para documentos que no necesiten una resolución
alta y que requiera que sea legible, puede seleccionar 100 o 150 dpi que es una
medida adecuada para visualizar y leer documentos.
Otras opciones
Dependiendo del
programa que se utilice para escanear y de la marca y modelo del dispositivo
podemos tener algunas otras opciones como son:
Duplex (Doble cara): Marcando esta opción, se escaneará la hoja que le
hayamos puesto en el escáner por ambas caras.
Directory (Directorio):
Registrará la ruta de destino donde quiere que se almacene el archivo
digitalizado. Habitualmente le presenta un botón de “cambiar ruta” en el cual,
presionando dicho botón, puede seleccionar una ruta diferente para almacenar el
archivo digitalizado.
Multi-página (Multi-Page pdf):
Algunos escáneres nos dan la opción de escanear un documento que contenga una
gran cantidad de páginas y permite que todas esas páginas escaneadas estén
contenidos en un solo archivo digital.
Nombre del Archivo (File name):
Puede digitar el nombre con el cual desea almacenar el archivo digital en su
computador.
Nota
Para los trámites de control de edificaciones,
específicamente para el documento de escrituras, podemos escanear dicho
documento a doble cara, multi-página, escala de grises o blanco y negro y 150 dpi. Estos parámetros permitirán que el
documento resultante no sobrepase el máximo “peso” permitido en el sistema.
2 comentarios :
Antes que nada Felicitaciones por el blog de parte del Instituto Internacional Español de Marketing Digital (IIEMD) , sin duda tu articulo nos gustó mucho porque permite la capacitación del personal, en cuanto al uso adecuado del equipo. Es importante siempre actualizar dichas capacitaciones para que la institución vaya de la mano con el avance de la tecnología y el tiempo laborado sea aun mas productivo.
Me parece bien que publiquen esta información, así facilitan el trabajo que realizan
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